Elige la tarea recurrente más dolorosa de tu operación. La que alguien actualiza a las 23h porque si no, el lunes se rompe. Mete cuatro números. Mira lo que ese trabajo te cuesta al año, y lo que costaría un agente de IA haciendo el mismo trabajo.
Coste manual = horas × ciclos × tarifa horaria × (1 + tasa de error). El multiplicador de error captura el tiempo gastado en revisar, corregir y re-ejecutar. La mayoría de equipos lo subestima. En nuestra experiencia la tasa real suele ser más alta que la primera intuición.
Coste del agente = construcción única + gasto API anual. Un agente programado típico para un solo flujo cuesta 4-15 k € de construcción (depende del número de fuentes de datos y la complejidad del output) y corre con 100-500 €/año en API para volúmenes habituales de pequeño negocio. Anclamos en 8 k € + 500 € como punto medio.
Lo que NO incluye este cálculo: las victorias cualitativas. El informe que no se salta porque alguien estaba enfermo. Cifras consistentes semana tras semana, no formateadas distinto cada vez. Que el miembro del equipo haga trabajo de mayor palanca. Suelen empequeñecer el ahorro en euros, pero son más difíciles de estimar, así que las dejamos fuera del titular.
Si el neto del año 1 es cómodamente positivo, la tarea es una candidata fuerte para automatización. Cuéntanoslo y veremos juntos si una construcción de 3 semanas tiene sentido. Trae la especificación, o solo describe la hoja de cálculo.
Si el neto del año 1 es negativo o cercano a cero, la tarea es probablemente demasiado pequeña para automatizarla por sí sola. Vale la pena agruparla con otra u otras dos tareas de la misma forma en un solo proyecto.